כתיבת מכתב רשמי

מכתב רשמי אמור להיות תמציתי, ענייני, ברור, בהיר ומכוון אל המטרה שלשמה הוא נכתב ואותה מבקש הכותב להשיג.

מכתב רשמי נכתב בתבנית קבועה:

  1. תאריך המכתב מופיע בצד העליון השמאלי של הדף
  2. פנייה אל הנמען של המכתב: לכבוד שמו הפרטי ושם משפחתו, תפקידו של הנמען
  3. מלות ברכה וכבוד כגון: שלום רב, אדון/גברת נכבד/ה, מכובדיי (אם יש נמענים אחדים).
  4. הנדון: ( יופיע במרכז הדף באותיות מודגשות ובקו תחתי) כותרת נדרשת אל נושא המכתב בתמצית ובאופן ממוקד.
  5. גוף המכתב: גוף המכתב הוא הבמה שלכם להסביר את מטרת המכתב כגון: בקשת סליחה, התנצלות, ערעור על תוצאות בחינה, בקשה להיבחן שנית, גיוס תרומה ועוד. חשוב לציין, כי גוף המכתב כולל את פתיחתו ואת סיומו.
  6. סיום המכתב בברכה כגון: בהערכה רבה, בתודה,בכבוד רב, בהוקרה, בברכה ועוד.
  7. חתימת שולח המכתב: שם פרטי ושם משפחה ועל פי ההקשר או הצורך- להוסיף את התפקיד שאותו הוא ממלא.

צריכים מכתב רשמי? צרו קשר ואכווין ואספק את הכתיבה הנכונה לצרכיכם

פתיחה ,גוף, סיום

בתחילת המכתב רצוי להציג עובדה כגון: הרקע לקבלת הדוח לתשלום קנס או המטרה שלשמה מבוקש מסמך חשוב. לאחר הפתיחה, בגוף המכתב יופיע הפירוט בהרחבה מסוימת ( זכרו- חשוב להתרכז בעיקר ולקצר ככל שניתן מבלי לוותר על כתיבת העיקר) שבה יתוודע הקורא למה שעדיין לא ידוע לו, למה שהמכתב מחדש. בחלק זה יובאו הסיבות והנימוקים לבקשה המבוקשת במכתב. בסיכום יודגש, כסיכום לפירוט בגוף המכתב, בקצרה ובאופן תכליתי, מה הכותב מבקש מהקורא: היענות לבקשתו (לתרומה, לסליחה, לשליחת חומר, לביטול קנס ועוד).

עצות וטיפים לכתיבת מכתב רשמי

  • לפני כתיבת המכתב- שבו וחשבו מה היא המטרה שאותה אתם רוצים להביע או להשיג באמצעותו.
  • חשוב להבחין בין מכתב שתכליתו מסירת מידע (שינוי שעות קבלה, הודעה על אבדן או על מפגע ועוד) למכתב שמטרתו להניע את נמעניו ואת קוראיו לפעולה מכל סוג שהוא כגון: ביטול קנס, האצת נרשמים פוטנציאליים לקורס, ליום עיון, לכנס; בקשה לשליחת מסמכים ועוד.
  • לפני שליחת המכתב- קראו אותו פעמים אחדות, תקנו את שגיאות הכתיב – במידה שהן קיימות. שאלו את עצמכם האם המכתב ברור וממוקד; האם הוא מכוון אל המטרה שלשמה כתבתם אותו. בהצלחה.

מכתבים רשמיים לדוגמא